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Por qué deberías responder tus e-mails en cinco oraciones o menos

Por qué deberías responder tus e-mails en cinco oraciones o menos

No seas ese compañero de trabajo que divaga en los correos electrónicos.

¿Alguna vez has recibido uno de esos correos electrónicos de veinte párrafos que te quitan las ganas de vivir, pero sobre todo de leerlo? Ese tipo de mensaje que se queda en tu bandeja de entrada por meses y jamás lo respondes, hasta que un día comprendes que nunca sucederá y decides borrarlo. Ninguno de nosotros quiere recibir ese tipo de correo, pero sobre todo, nadie quiere estar en el otro extremo de esa relación: nadie quiere ser el que envía los correos que se quedan para siempre sin respuesta.

¿Cuál es la solución? Tratar el correo electrónico como tratamos los mensajes de texto: cortar todo detalle innecesario para hacer que nuestros correos electrónicos sean fáciles de responder, simplificándolos hasta lo más fundamental. Ese es el principio detrás de five.sentenc.es, una página web minimalista que cumple una función extremadamente simple: servir de firma en tu correo electrónico para que todo el mundo comprenda con facilidad por qué todos tus mensajes tienen cinco oraciones o menos.

La clave para implementar esta política pasa por comprender qué es lo que deseamos obtener a través de esta interacción, y hacerlo muy claro para la otra persona. Por lo general, en particular con correos de trabajo, esperamos una acción específica por parte del otro usuario, y sin embargo, en la gran mayoría de los casos, no dejamos claro cuál es el resultado que esperamos, ni indicamos un estimado de tiempo o las características de ese resultado.

Si nos ponemos en el lugar del receptor del mensaje, está claro que para cualquiera es mucho más fácil responder rápidamente a una solicitud si esta explica de manera clara y precisa qué es lo que se espera de nosotros (fijar una fecha para una reunión, adjuntar un archivo, hacer una llamada telefónica). Pero a medida que el mensaje se hace más complejo, es menos probable que obtenga una respuesta.

Cortar los detalles y palabras innecesarias, sin embargo, no significa ser críptico. La clave de la brevedad al redactar está en incluir toda la información que la otra persona necesita para tomar una decisión informada, pero no más que eso. Del mismo modo en que mantener al mínimo los saludos y las frases de cortesía que no significan nada puede convertirse en una señal de respeto hacia la otra persona y hacia su tiempo, incluir la información necesaria también lo es. Esto evita un nuevo intercambio de correos en el que la otra persona tenga que hacer más preguntas para obtener esa información. Según Guy Kawasaki, tu mensaje debería contestar cinco preguntas fundamentales: ¿Quién eres? ¿Qué quieres? ¿Por qué me lo pides a mí? ¿Por qué debería yo hacerlo? ¿Cuál es el siguiente paso?

En un gran número de interacciones, algunas de estas preguntas pueden eliminarse (por ejemplo, si tu interlocutor ya te conoce). Si ese es el caso, o si te sientes especialmente comprometido con esta manera de manejar el correo, puedes adoptar las formas más radicales de este reto, y mantener tus mensajes por debajo de cuatro, tres o incluso sólo dos oraciones. Si sumamos esto a la regla de los dos minutos de David Allen, nuestro correo electrónico debería dejar de convertirse en el monstruo que se come nuestras vidas y nuestra creatividad, para volver a ser una herramienta útil de comunicación y nada más que eso. Es posible que algunas personas piensen que eres lacónico, pero puedes estar seguro de que si alguna vez me escribes un correo, yo te lo agradeceré.

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